|
Управленческий консалтинг: Описание бизнес-процессов, разработка Положения об отделе
Стандартизация работы предприятия – зачем это нужно?
Стандартизация работы предприятия – это письменная формализация бизнес-процессов (описание бизнес-процессов) в виде «Руководства по работе предприятия», «Положения о подразделении», «Положения об отделе предприятия», обязательного для всех сотрудников компании.
Под бизнес-процессами понимается совокупность нескольких связанных между собой процедур либо функций, которые совместно реализуют некоторую задачу бизнеса, например: продажи, закупки, производство, бухгалтерский учет, логистика и т.д. В результате регламентации, бизнес-процессы предприятия представляют собой письменное Руководство по работе предприятия, Положение о подразделении, Положение об отделе, что-то вроде административного кодекса, который регулирует различные сферы деятельности компании. Фундаментом Руководства являются представления о работе бизнеса собственников и руководителей предприятия, мнения и опыт лучших его сотрудников, а также успешные решения в области управления других предприятий отрасли.
Руководство по работе предприятия (Положение о подразделении, Положение об отделе) четко регулирует основные бизнес-процессы компании и определяет:
-
штатное расписание, структуру подчиненности
-
критерии эффективности работы, привязку результатов работы к заработной плате
-
описание основных функций, назначение исполнителей и контролирующих должностных лиц
-
взаимодействие с контрагентами и между отделами предприятия
-
документооборот
-
правила пользования материальными средствами, связью и оргтехникой
-
что делать в проблемной ситуации, ответственность сотрудников и т.д., вплоть до мельчайших деталей ежедневной работы предприятия.
Какие преимущества дает стандартизация работы предприятия?
Во-первых, в процессе разработки стандартов у вас появляется возможность заново оценить работу всего предприятия. Получается что-то вроде мозгового штурма, направленного на улучшение работы всего бизнеса. В результате собственники, руководители и персонал вовлекаются в совместную работу с целью повысить эффективность компании и начинают лучше понимать цели всей фирмы и свои задачи.
Во-вторых, Руководство в письменной форме определяет самые важные, повторяющиеся, основные моменты деятельности предприятия, что исключает в дальнейшем их ежедневное разъяснение. Каждый сотрудник изучает Руководство по работе, расписывается за него и в дальнейшем несет полную ответственность за результаты своей работы в соответствии с его положениями. В результате каждый работник предприятия «знает свое место» и выполняет работу наилучшим образом. Руководители при этом решают действительно важные задачи, а не разгребают ежедневную рутину.
В-третьих, процесс принятия на работу, обучения и адаптации новых сотрудников становится более эффективным, поскольку новичок имеет возможность сразу же ознакомиться с организацией работы как всего отдела, так и со своей ролью в нем. Это экономит время и руководителя, и самого новичка, исключая любое неправильное понимание работником своих обязанностей. В результате вы можете свободно подбирать наилучшие кадры, без опасения, что в период адаптации нового работника предприятие будет работать нестабильно.
В-четвертых, если на вашем предприятии планируется подготовка к сертификации по ГОСТ-Р ISO 9001:2001, то в результате письменной формализации бизнес-процессов Вы будете иметь уже выполненной самую трудоемкую часть подготовки к сертификации. Для подготовки к сертификации по ГОСТ-Р ISO 9001:2001 может быть использована также электронная система управления бизнес-процессами.
И последнее: при продаже бизнеса письменные стандарты делают его более предсказуемым и, как следствие, более привлекательным для инвестора. При наличии письменных стандартов работы также происходит более быстрая адаптация персонала к новому руководству предприятия.
| 
